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外務省による書類の認証



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日本の役所で発行された書類は、そのままでは外国で通用しない。日本の役所の書類を外国でも通用するようにするためには、日本の外務省で公印確認の証明を付与してもらう必要がある。
なお、外務省における公印確認は、その後の駐日中国大使館(領事館)での駐日領事による認証が必要となる証明なので、必ず駐日領事による認証を受けてから中国関係機関へ提出する。

認証の申請及び受け取りの方法は以下の3つ。

  1. 窓口で申請して、後日、窓口で証明書を受け取る。
  2. 窓口で申請して、後日、郵便で受け取る。
  3. 郵便で申請して、後日、郵便で受け取る。

※郵便で申請し、後日、窓口で証明書を受け取ることはできない。
※証明の対象となる公文書は原則発行後3ヶ月以内の公文書で、提出先の要求するものに限る。なお、公文書上に公印及び発行日が記載されていることを必ず確認の上、申請を行う。(公印ではなく署名がなされているもの、個人の印鑑が押印されているものは受理の対象とはならない)
※証明は同一文書につき1通が原則。予備目的は認められない。

申請窓口は外務本省(東京)及び大阪分室の2か所。証明手数料は無料。

窓口で申請する場合
外務省の申請窓口に書類の原本を提出する。翌日以降、申請した同じ窓口で認証された書類を受け取る。
なお、身分証明書の認証は、本人による申請が原則となる。代理人申請の場合、本人の委任状が必要となる。

窓口で申請し、郵送で受け取る場合は、切手を貼った郵送用封筒を添えて提出。(宛先の住所氏名明記)

郵送で申請する場合
まず、申請書を手に入れる。外務省ホームページから申請書をダウンロードできるが、郵送で申請書を取り寄せたい場合は、メモ書きでよいので提出先の国名、書類の枚数、必要な場合は認証の種類を書き、切手を貼った返信用封筒に自分の宛先住所氏名を記入し、下記に送る。
申請書が送られてきたら、所定事項を記入し、認証したい書類の原本(翻訳は付けない)と、切手を貼った返信用封筒(宛先住所氏名を明記)とともに下記に送る。
すべて郵送で手続きした場合、約2週間ほど必要になる。

郵送先
(東京)
〒100-8919 東京都千代田区霞が関 2-2-1 外務省南庁舎1階
外務省 領事局 領事サービスセンター(証明班)

(大阪)
〒540-0008 大阪市中央区大手前 2-1-22
外務省 大阪分室(大阪府庁3階)


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